Zarządzanie pracownikami na odległość (ang. ‘virtual management’ lub ‘distance management’) to zadanie wymagające dużej wprawy. Wirtualnego zarządzania nie można nauczyć się w jeden dzień. Ale praktyka czyni mistrza. Poniżej prezentujemy 9 wskazówek, jak efektywnie zarządzać grupą osób pracujących w trybie zdalnym.

1. Nakieruj pracowników na wspólny cel
Zarządzanie przez cele (ang. Management by Objectives, w skrócie MBO) to jeden z najskuteczniejszych systemów menedżerskich, według którego wyznaczenie konkretnych celów znacznie zwiększa efektywność pracy. Najlepiej zdefiniować cel nadrzędny i cele pośrednie służące jego realizacji i jasno je zakomunikować na samym początku współpracy.

2. Jasno formułuj wymagania
Praca na odległość opiera się w dużej mierze na słowie pisanym, toteż obarczona jest dużym ryzykiem nieporozumień. Dlatego klarownie komunikuj wymagania, a w szczególności terminy realizacji projektów. Jeżeli zarządzasz grupą międzynarodową, weź pod uwagę różnice kulturowe i ewentualne różnice stref czasowych.

3. Spisz zasady współpracy
Co prawda każdy zespół jest inny, jednak warto sformułować podstawowe zasady współpracy i uzupełniać je w miarę zdobywania nowych doświadczeń. Taki spisany kod postępowania usprawni współpracę, pozwoli na egzekwowanie przyjętych ustaleń i będzie pomocny w razie zaistnienia sporów.

4. Bądź otwarty na propozycje pracowników
Budując współpracę w zespole, daj głos samym zainteresowanym. To oni najlepiej wiedzą, co podnosi i co obniża efektywność pracy w grupie, do której należą. Dlatego powinni oni brać czynny udział przy ustalaniu zasad współpracy i rozwiązywaniu problemów.

5. Bądź dyspozycyjny
Niby oczywiste, ale zawsze można popracować nad swoją dyspozycyjnością. Miej zawsze telefon pod ręką i regularnie sprawdzaj skrzynkę mailową. Tego samego wymagaj od swoich pracowników. Warto też ustalić godziny, w których cała grupa będzie dostępna online.

6. Wykorzystuj różne media komunikacji
Najlepiej wybrać jeden podstawowy sposób komunikacji. Jednak nie należy się do niego ograniczać. Ważna jest kreatywność. Cotygodniowe telekonferencje lub spotkania mogą wprowadzić do pracy zbytnią monotonię. Z czasem koncentracja pracowników w trakcie tego typu spotkań spada. Aby przełamać rutynę, warto korzystać z platform do wymiany informacji. Można na przykład utworzyć zamkniętą grupę na wybranym forum internetowym. Jednak, z uwagi na bezpieczeństwo, wiele firm rozwija obecnie własne platformy komunikacji lub korzysta z intranetu.

7. Nagrywaj tutoriale
Nie każde polecenie wymaga bezpośredniej komunikacji z pracownikami. Zamiast wideokonferencji, można nagrywać filmiki instruktażowe i udostępniać je pracownikom w jednym miejscu. Metoda sprawdzi się najlepiej przy powtarzalnych zadaniach, których wykonanie wymaga postępowania według określonej procedury. W sieci można znaleźć wiele darmowych programów do nagrywania obrazu i dźwięku. Najbardziej przydatne będą narzędzia z funkcją nagrywania wideo z ekranu, za pomocą których z łatwością wyjaśnisz pracownikom zasady obsługi oprogramowania używanego przez firmę lub sposób rozwiązywania najczęściej występujących problemów technicznych. Dzięki tutorialom, zaoszczędzisz nie tylko swój czas, ale również czas twoich pracowników. Ty nie będziesz musiał odpowiadać wielokrotnie na te same pytania, a oni uczestniczyć w rozwiązywaniu problemów, które ich w danym momencie nie dotyczą.

8. Przeprowadź testowy projekt
Za każdym razem, gdy do zespołu dołącza nowa osoba, lub gdy budujesz nowy zespół, przeprowadź projekt próbny. Wybierz proste zadanie, które nie obciąży żadnej ze stron. Chodzi o to, aby w łatwy sposób zademonstrować zdalnym pracownikom, jak będzie przebiegała współpraca w danym wirtualnym środowisku, nie narażając ważnego projektu na fiasko.

9. Uwzględnij możliwe opóźnienia
Największym problemem pracy na odległość jest utrudniona komunikacja, w wyniku której mogą powstawać opóźnienia. Dlatego warto uwzględnić ewentualne zwłoki na etapie planowania i podać klientowi tzw. ‘bezpieczny’ termin realizacji. Jeśli praca pójdzie sprawnie, i projekt zostanie ukończony przed terminem, firma zyska w oczach klienta. Jeśli projekt przedłuży się choćby o jeden dzień, klient może już nie wrócić.

W pracy na odległość najważniejsza jest komunikacja, która wpływa na efektywność działań. Zespół osiągnie więcej, jeżeli jego uczestnicy będą znali się w realnym świecie. Dodatkowo, bezpośredni kontakt zmniejszy dystans między kierownictwem i pracownikami. Dlatego tak ważne są spotkania i wyjazdy integracyjne.