Praktycznie każdy przedsiębiorca poszukuje oszczędności. Małe i średnie firmy walczą o przetrwanie na rynku, a duże o utrzymanie swojej pozycji. W tej sytuacji nieodzowne stają się cięcia kosztów.

Kluczem do optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej jest niewątpliwie outsourcing procesów biznesowych (z ang. business proces outsourcing, w skrócie BPO). Outsourcing oznacza delegowanie na zewnątrz firmy usług niezwiązanych bezpośrednio z przedmiotem jej działalności w celu minimalizacji kosztów wynajmu powierzchni biurowej, zatrudnienia, zakupu urządzeń czy wdrażania nowych technologii.

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na obniżenie kosztów prowadzenia firmy do minimum jest skorzystanie z usług wirtualnego biura, które oferuje rozwiązania outsourcingowe w zakresie zarządzania dokumentami i korespondencją oraz telefonicznej obsługi klienta. Taka wirtualna obsługa sekretarska pozwala nie tylko na obniżenie kosztów prowadzenia biznesu, ale również na budowanie wizerunku marki poprzez profesjonalną prezentację firmy pod dedykowanym stacjonarnym numerem telefonu. Dodatkowo, zakup usług sekretarskich w wirtualnym biurze odbywa się na zasadzie abonamentu, co pozwala na elastyczne dopasowanie pakietu do aktualnych potrzeb biura i bieżącą kontrolę wydatków.

Badania rynkowe pokazują, że bardzo duży odsetek firm deklaruje zainteresowanie usługami wirtualnego sekretariatu. Według agencji Ipsos, outsourcing stale zyskuje na popularności, szczególnie w branży usługowej. Dzieje się tak, ponieważ e-sekretariat ma wyraźną przewagę nad tradycyjnym: kosztuje znacznie mniej, a daje zdecydowanie więcej korzyści.